Nicht nur Großunternehmen mit einem umfassenden und vielseitigen Fuhrpark aus Personen- und Lastkraftwagen benötigen einen Flottenmanager zur Überwachung der effektiven Kontrolle dieser Vermögensgegenstände. Auch kleine Betriebe mit einem halben oder einem Dutzend Fahrzeugen sollten über einen Mitarbeiter verfügen, der die Funktion des Flottenmanagers erfüllt, auch wenn es nur einen Vormittag pro Woche beansprucht, Aufzeichnungen zu führen und Beschaffungen zu bearbeiten. Dieser Artikel dient dem Flottenmanager als Leitfaden, um sicherzustellen, dass keine rechtlichen und mechanischen Anforderungen übersehen werden.
1. Benennen Sie eine bestimmte Person zum Flottenmanager.
Dabei muss es sich nicht notwendigerweise um einen Techniker handeln. Die beauftragte Person muss für Verwaltungsaufgaben qualifiziert und in der Lage sein, regelmäßige Zeiträume seiner Funktion als Flottenmanager zu widmen. Die Funktion umfasst die Aufzeichnung von Ereignissen, die Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung erforderlicher Maßnahmen und die Organisation interner oder unterbeauftragter Wartungsarbeiten.
2. Für jedes Fahrzeug aufzuzeichnende Daten
- Einkaufsdatum
- Fälligkeitsdaten für Kfz.-Steuer, Versicherung, Gewährleistungszeitraum und TÜV.
- Wöchentliche Kilometerzahl und Kraftstoffverbrauch. Diese Aufzeichnungen dienen zur Berechnung des Kraftstoffverbrauchs und zur Ermittlung der Betriebseffizienz der Maschine.
- Datum des Ölwechsels.
- Datum und Kilometerstand der vollständigen mechanischen Inspektionen.
- Datum des Reifenwechsels.
Die Liste umfasst die aufzuzeichnenden Mindestangaben. Der Flottenmanager bestimmt im Anschluss die weiteren zu erfassenden Daten.
3. Ausarbeitung und Umsetzung eines Zeitplans für Ölstandsprüfungen, Routine-Ölwechsel und Fahrzeuginspektionen
- Ölstände sind anhand der in der Betriebsanleitung des Fahrzeugs empfohlenen Häufigkeit zu prüfen. Wenn Öl nachgefüllt werden muss, sind das Datum und, falls möglich, die nachgefüllte Menge aufzuzeichnen.
- Stellen Sie sicher, dass innerhalb des Gewährleistungszeitraums Motorenöl gemäß den Herstellerempfehlungen jederzeit zur Verfügung steht, und gewährleisten Sie anschließend die Verfügbarkeit eines Öls entsprechend dem für die Betriebsbelastung des Fahrzeugs angemessenen Industriestandard.
- Nehmen Sie Ölwechsel zu den in der Betriebsanleitung des Fahrzeugs festgelegten Intervallen vor. Die Qualität aller Motorenöle wird durch Verschleiß und Alterung fortschreitend beeinträchtigt. Die empfohlene Betriebsdauer von Schmieröl ist in der Regel durch die Anzahl zurückgelegter Kilometer oder auf einen Zeitraum von einem Jahr festgelegt.
- Erstellen Sie eine Checkliste für den Fahrer oder einen Mechaniker mit täglichen, wöchentlichen und monatlichen Inspektionsaufgaben — Ölstand, Reifendruck/-zustand, Beleuchtung, Zustand der Karosserie usw.
4. Regelmäßige Überprüfung der Fahrzeuggrößen angesichts sich ändernder Geschäftsanforderungen
Wenn Sie Nutzfahrzeuge betreiben, kann es vorkommen, dass regelmäßig zwei Fahrzeuge unterwegs sind, obwohl ein einziges größeres Fahrzeug Kraftstoff und Fahrerzeit sparen würde, oder dass im umgekehrten Fall ständig ein Fahrzeug mit einer Last betrieben wird, die auch von einem kleineren Fahrzeug befördert werden könnte.
Diese Daten helfen bei der Entscheidung, wenn es darum geht, Fahrzeuge auszuwechseln.
5. Digitalisierung aller Fahrzeugunterlagen
Digitalisieren und speichern Sie die Unterlagen jedes Fahrzeugs in einer separaten Datei — Rechnungen, Arbeitsaufträge, Quittungen, Fotos, Produkthandbücher, detaillierte Unfalldetails und unter Punkt 2 aufgeführte Aufzeichnungen. Dadurch wird ein schneller, effizienter und praktischer Zugriff auf die gesamte Fahrzeughistorie gewährt.
6. Aufzeichnung von Fahrzeugproblemen
Fordern Sie die Fahrer auf, über Fahrzeugprobleme und Beinaheunfälle aufgrund einer Funktionsstörung des Fahrzeugs Bericht zu erstatten. In diesen Berichten dürfen die Fahrer nicht identifiziert werden. Die Anmerkungen sollten für alle Mitarbeiter veröffentlicht werden, sodass Fahrer ermutigt werden, weitere Kommentare abzugeben, damit sie beim Auswechseln von Fahrzeugen berücksichtigt werden können.
7. Belohnungssystem für gutes Fahren
Führen Sie eine Belohnung für gutes Fahren ein. Dadurch wird Wertschätzung und Mitarbeiterbindung aufgebaut. Legen Sie die Ziele, die Erwartungen des Unternehmens und die regelmäßig vergebenen Belohnungen fest. Die Belohnung sollte keinen hohen Wert haben und nicht zum Wettbewerb motivieren.
8. Sauberkeit
Die Sauberkeit von Karosserie, Fahrgestell und Fahrzeuginnenraum sollte nicht vernachlässigt werden. Erstens hinterlässt Sauberkeit einen positiven Eindruck beim Kunden. Zweitens werden Salz und andere korrosive Fahrbahn-Chemikalien entfernt, die andernfalls Schäden am Fahrzeug verursachen können. Drittens unterstützt Sauberkeit den Erhalt des Wiederverkaufswertes, wenn die Fahrzeuge ausgewechselt werden. Und schließlich wird die Motivation des Fahrers gestärkt.
Wo und wie die Karosserie gereinigt wird – Hochdruck- oder Dampfreiniger, Waschanlage oder Reinigung von Hand – ist ein Thema für sich, bei dem Lackschäden, Umweltverschmutzung und Beschäftigungsfragen zu klären sind.
Vom Umweltausschuss des Unterhauses wird ein Bericht über nicht reguliertes Waschen von Fahrzeugen per Hand erwartet, der auch das Waschen von Fahrzeugen auf dem Betriebsgelände von Unternehmen betreffen könnte.
Dem Flottenmanager stehen professionell geschriebene Computerprogramme zur Verfügung, die ihn bei der Verwaltung einer wachsenden Vermögensbasis aus Kraftfahrzeugen unterstützen.
