Il n’y a pas que les grandes entreprises qui exploitent un parc important et varié de voitures et camionnettes qui ont besoin d’un gestionnaire de flotte pour superviser le contrôle efficace de ces actifs. Les petites entreprises comptant une dizaine de véhicules devraient avoir une personne dévouée pour occuper cette fonction, même s’il ne faut qu’une matinée par semaine pour gérer les dossiers et traiter les achats. Le présent article est destiné à guider ce dernier, afin de s’assurer que les exigences légales et mécaniques ne soient pas négligées.
1. Désignez une personne pour être gestionnaire de la flotte
Elle ne doit pas nécessairement disposer d’un bagage technique. La personne désignée doit être un administrateur compétent et capable de consacrer une période régulière à l’exercice de cette fonction. Son rôle consistera à enregistrer les faits, s’assurer que les actions requises soient prises au temps opportun et prendre des dispositions pour l’entretien en interne ou en sous-traitance.
2. Questions à poser pour chaque véhicule
- Date d’achat
- Dates de renouvellement de la taxe de circulation, de l’assurance, de la période de garantie et du contrôle technique.
- Tenir un registre hebdomadaire du kilométrage et de la consommation de carburant. Ceux-ci peuvent être utilisés pour calculer la consommation moyenne et déterminer si le moteur fonctionne efficacement.
- Noter la date des vidanges d’huile.
- Noter la date et kilométrage des inspections mécaniques.
- Noter la date de changement des pneus.
Cette liste non-exhaustive renseigne les informations minimales qui doivent être recueillies. Le gestionnaire de flotte déterminera les autres données à relever.
3. Élaborer et appliquer un programme d’inspection des véhicules, de vérification du niveau d’huile et des vidanges de routine.
- Les niveaux d’huile doivent être vérifiés à la fréquence recommandée dans le manuel du véhicule. Si un appoint est nécessaire, il convient de le noter et, si possible, de préciser le volume.
- Assurer un approvisionnement d’huile moteur conforme aux recommandations du constructeur pendant la période de garantie et, par la suite, une huile qui correspond à la norme industrielle appropriée à l’utilité du véhicule.
- Vidanger l’huile aux intervalles indiqués dans le manuel du véhicule. Toutes les huiles moteur se détériorent avec l’usage et le temps. La durée de vie recommandée de l’huile de lubrification est généralement spécifiée en nombre de kilomètres parcourus ou sur une période d’un an.
- Préparer une liste de contrôle des tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles que le conducteur ou mécanicien doit vérifier – niveau d’huile, pression et état des pneus, éclairage, état de la carrosserie, etc.
4. Passer régulièrement en revue la taille des véhicules en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise.
Si vous exploitez des véhicules utilitaires, il se peut que vous envoyiez régulièrement deux véhicules alors qu’un seul véhicule plus grand ferait l’affaire ce qui économiserait du carburant et du temps de conduite. Inversement, vous pourriez constamment envoyé un grand véhicule avec une charge qui pourrait tenir dans un véhicule plus petit.
Cette information peut vous faciliter dans la prise de décision lorsque vous devrez remplacer des véhicules.
Dit is informatie die handig kan zijn op het moment dat voertuigen moeten worden vervangen.
5. Numériser tous les documents du véhicule
Numériser et conserver tous les documents relatifs à chaque véhicule dans un fichier séparé – factures, bons de travail, reçus, photos, manuels des produits, registres des accidents et informations relevées au point 2. Cela assure un accès rapide, efficace et pratique de l’historique complet du véhicule.
6. Enregistrer les problèmes du véhicule
Encourager les conducteurs à signaler les problèmes et les accidents « évités de justesse » résultant d’un dysfonctionnement du véhicule. Ceux-ci ne doivent pas identifier le conducteur. Les commentaires devraient être publiés à l’attention de tout le personnel, et les conducteurs devraient être encouragés à faire d’autres commentaires afin qu’ils puissent être pris en considération lors du remplacement des véhicules.
7. Système de récompense pour une conduite correcte
Mettre sur pied une récompense pour une conduite correcte. Cela aide à créer un sentiment d’appréciation et de loyauté. Fixer les objectifs, les attentes de la société et les récompenses attribuées à intervalles réguliers. Il n’est pas nécessaire que la récompense soit coûteuse et ce n’est pas non plus une compétition.
8. Propreté
Ne pas négliger de garder l’intérieur comme l’extérieur ainsi que le châssis des véhicules propres. Premièrement, il y a l’impression que l’on donne au client. Deuxièmement, cela élimine le sel et les autres substances chimiques corrosives qui peuvent endommager le véhicule. Troisièmement, cela permet de conserver la valeur de revente. Enfin, cela soutient le moral des conducteurs.
Où et comment nettoyer la carrosserie – nettoyeurs à haute pression ou à vapeur, systèmes de lavage automatique ou nettoyage à la main – est un sujet à part entière qui implique une discussion sur les dommages de la peinture, les dommages environnementaux et les questions d’emploi.
On attend un rapport du Comité d’audit environnemental de la Chambre des communes sur le lavage manuel non réglementé de véhicules, qui pourraient aussi impacter le lavage sur le site de l’entreprise.
Il existe des programmes informatiques conçus par des professionnels qui aideront le gestionnaire de flotte à contrôler un parc automobile en expansion.
