Niet alleen grote ondernemingen beschikken over een uitgebreid en gevarieerd wagenpark van bestelwagens en personenauto’s, dat op een doeltreffende manier door een fleetmanager moet worden beheerd. Ook kleine ondernemingen met een vijftal of een tiental voertuigen duiden best een fleetmanager aan – zelfs als die elke week slechts één voormiddag hoeft te besteden aan het bijhouden van de gegevens en het verwerken van de aankopen. Dit artikel is bedoeld als leidraad voor zo’n fleetmanager en moet voorkomen dat wettelijke en technische eisen over het hoofd worden gezien.
1. Duid iemand aan als fleetsupervisor
Dit hoeft geen technisch onderlegde medewerker te zijn. De aangeduide persoon moet zijn of haar opdrachten goed kunnen beheren en regelmatig de nodige tijd kunnen besteden aan zijn of haar taken als fleetsupervisor. De fleetsupervisor moet onder meer gebeurtenissen inschrijven, ervoor zorgen dat alle nodige maatregelen op tijd worden getroffen en de voertuigen intern of extern laten onderhouden.
2. Gegevens die voor elk voertuig moeten worden geregistreerd
- Aankoopdatum
- Datum waarop verkeerstaks en verzekeringspremies moeten worden betaald, datum waarop de garantieperiode afloopt en datum waarop een afspraak moet worden gemaakt voor de technische keuring van het voertuig.
- Bijhouden hoeveel kilometers de voertuigen elke week afleggen en hoeveel brandstof ze daarbij verbruiken. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om het brandstofverbruik te berekenen om te bepalen of de motor nog efficiënt werkt.
- De datum registreren waarop alle olie werd ververst.
- Bij elke grondige mechanische inspectie de datum en de kilometerstand registreren.
- De datum registreren waarop de banden werden vervangen.
In de bovenstaande lijst zijn de minimale gegevens opgenomen die moeten worden verzameld. De fleetsupervisor zal vrij snel bepalen welke andere gegevens nog moeten worden bijgehouden.
3. Een systeem voor oliepeilcontroles, routine olieverversingen en voertuiginspecties opstellen en doen naleven.
- Het oliepeil moet worden gecontroleerd met de frequentie die in de handleiding van het voertuig wordt vermeld. Als olie moet worden bijgevuld, moet dit worden genoteerd (met indien nodig het bijgevulde volume).
- Tijdens de garantieperiode een voorraad motorolie bijhouden in overeenstemming met de OEM-aanbevelingen en na de garantieperiode een voorraad olie bijhouden die beantwoordt aan de desbetreffende industrienorm, rekening houdend met de werkbelasting van het voertuig.
- De olie verversen op de intervallen die in de handleiding van het voertuig worden gespecificeerd. Elk type smeerolie verliest geleidelijk aan zijn eigenschappen ten gevolge van gebruik en leeftijd. In de meeste gevallen wordt de aanbevolen levensduur van smeerolie uitgedrukt in het aantal kilometers of een periode van een jaar.
- Bereid een checklist voor met de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse controletaken voor een bestuurder of een monteur – oliepeil, bandenspanning/toestand banden, verlichting, toestand carrosserie enz.
4. Controleer regelmatig of de grootte van de voertuigen nog overeenstemt met de commerciële behoeften van de onderneming.
Als u met bedrijfsvoertuigen werkt, is het mogelijk dat u regelmatig twee voertuigen op pad stuurt, terwijl u met één groter voertuig niet alleen brandstof, maar ook werktijd voor een bestuurder zou kunnen besparen. Het is ook mogelijk dat u regelmatig een voertuig laat rijden waarvan de lading in een kleiner voertuig zou passen.
Dit is informatie die handig kan zijn op het moment dat voertuigen moeten worden vervangen.
5. Digitaliseer alle voertuigdocumenten
Digitaliseer alle documenten voor elk voertuig en houd die documenten in afzonderlijke bestanden bij – facturen, werkorders, ontvangstbewijzen, foto’s, producthandleidingen, ongevalaangifteformulieren en gegevens die in het kader van Punt 2 werden verzameld. Op die manier krijgt u snel, efficiënt en vlot toegang tot de volledige geschiedenis van het voertuig.
6. Noteer problemen met voertuigen
Moedig bestuurders aan om voertuigproblemen en bijna-ongevallen ten gevolge van een storing van het voertuig te melden. Hierbij hoeft de bestuurder niet te worden geïdentificeerd. Het commentaar moet voor alle personeelsleden toegankelijk worden gemaakt en bestuurders moeten worden aangemoedigd om nog meer informatie te geven, zodat daarmee rekening kan worden gehouden op het moment dat voertuigen moeten worden vervangen.
7. Systeem om goede bestuurders te belonen
Voer een systeem in dat goed rijgedrag beloont. Deze manier van werken zorgt ook voor een gevoel van waardering en trouw bij de werknemers. Leg de doelstellingen vast, maak duidelijk wat de verwachtingen zijn van de onderneming en beloon regelmatig goede bestuurders. Die beloningen hoeven niet duur te zijn en mogen ook niet leiden tot extra concurrentie tussen collega’s.
8. Netheid
Vergeet niet om de carrosserie, het chassis en het interieur van de voertuigen regelmatig te reinigen. In de eerste plaats is dit belangrijk omdat de voertuigen een eerste indruk geven van de onderneming bij de klant. In de tweede plaats verwijdert u hiermee zout en andere corrosieve chemische producten die op de weg worden gebruikt en die het voertuig zouden kunnen beschadigen. Ten derde kunt u zo de restwaarde van het voertuig op peil houden. Ten slotte heeft een verzorgd voertuig ook een gunstige invloed op de motivatie van de bestuurder.
Waar en hoe u de carrosserie reinigt – hogedruk- of stoomreinigers, automatische wassystemen of handmatig schoonmaken – is al een thema op zich, waarbij onder meer rekening moet worden gehouden met de beschadiging van de lak, de milieuvriendelijkheid van de gekozen oplossing en het werk dat aan het reinigen moet worden besteed.
Binnenkort verschijnt in het Verenigd Koninkrijk een verslag van het House of Commons Environmental Audit Committee over niet-gereglementeerd handmatig wassen van voertuigen, dat wellicht ook gevolgen zal hebben voor het wassen van voertuigen op bedrijfsterreinen.
Er zijn professionele computerprogramma’s op de markt verkrijgbaar waarmee een fleetsupervisor een groeiend wagenpark op een efficiënte manier kan beheren.
